仕事で必要なパソコンスキルはExcel(エクセル)|使われる理由と上達の方法を紹介

#35アイキャッチ 仕事

みなさんこんにちは。

なべっち
なべっち

仕事でのパソコンスキルは何が必要?

今回はこのような疑問にお答えします。

結論:仕事に必要なパソコンスキルはExcel

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仕事に必要なパソコンスキルはExcelです。

社会人のパソコンスキルというと様々なソフトや知識が考えられます。

今回は細かいものやマイナーなものは一旦置いておいて、一般のデスクワークで働く場合を考えます。

デスクワークでは書類の作成が多く発生しますが、もっとも使われるのはExcelなんです。

え?Wordじゃないの?

と思った方。そうですよね。

私も働き始めるまでは、

 

  • 文章→Word
  • 計算・表→Excel
  • プレゼンテーション→Powerpoint

と考えていましたが、どうやら仕事では違うということを働き始めてから知りました。

初めは違和感がありましたが、使っていくうちに、「実はExcelって有能では?」と考えるようになりました。

今ではプライベートで何か資料を作るときもExcelを使います。

Wordもインストールされていますが、働き始めてからほとんど使っていません。

どうやらExcelの便利さに慣れてしまったようです。

なぜExcelが良く使われるのか?私なりに使ってみて感じた利点から考えてみます。

仕事でExcelを使う理由

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文章執筆と計算が同時にできるから

文章を書くだけならWord、Powerpointでもできますが、Excelの強みは計算を同じシートでできることです。

後述しますがExcelでは使用する(印刷する)範囲を自由に決められます。

つまり、隅の方で計算をして、最終的な資料には載せない、という方法ができます。

下書き的な使い方ができるわけですね。

図や画像との相性が良いから

書類に計算結果(表やグラフ)を入れたい場合、Wordの場合でも作ることはできますが、位置ズレだったりデザインの幅が狭かったりするのであまりお勧めできません。

一度Excelで作成したものを張り付ける、というやり方もできますが、文字の上に載せると段落が崩れてしまったり、ページ数が変わってしまったりとなにかと面倒です。

また、1つの資料をつくるために2つのファイルが必要となり手間がかかります。

Excelでは表やグラフの作成はもちろんのこと、好きな場所に図や画像を挿入できます。

簡易データベースとして使えるから

Excelはデータベースとしても使用できます。

仕事では何かと「台帳」というものが度々登場します。

本格的なシステムにするほどではないが、データベース化しておきたいものが該当します。

例えば、以下のようなものです。

 

  • 各チームのtodoリスト
  • 社内の備品の管理リスト

Excelではフィルターという機能があり、同じ順序でデータを並べることで、ソーティングすることができます。

例えば、todoリストの中で○○チームの項目だけ見たいときなど、わざわざ1つずつ上から順にみていく必要はありません。

かかわる人が同じルールで入力することで、簡単にデータの管理ができます。

また、システムでは登録に時間がかかったり、入力できる内容が限られる等、柔軟性がない場合があります。

一方、Excelで管理する場合は基本的には通常のファイルをいじるときと同じ感覚で使用できるので、気軽に使うことができます。

ページの調整がしやすいから

Excelは印刷範囲を自由に決めることができます。
(実際にはデザインを考慮して決めます。)

Wordでも印刷サイズの変更はできますが、Excelのように1マス単位での細かい設定はできません。

Powerpointはページ数が多くなりがち

Powerpointは文章をはじめ、図や表を自由に配置できる点でExcelと同じ機能を持っていますが、あくまでプレゼン資料向けです。

1ページにいれられる情報量に限度があり、書類を作るとページ数が多くなりがちです。

ページが多くなるとチェックする時間も手間もかかるので効率が悪いです。

Powerpointはプレゼン資料として、伝えたいことを簡潔に伝えるための資料の位置づけで使うとよいです。

例えば、Excelでまとめた報告書を説明するときは、その要約をPowerpointに落とし込んでプレゼンする、といった場合です。

Excel上達の方法

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Excelをそんなに使うのであれば、一定のスキルは持っていないと不安ですよね?

そこで、実際のExcel上達方法を紹介します。

日常の生活でExcelを使う

Excelのスキルを向上させるためにはどうすればよいか?

簡単です。

日ごろからExcelに触れることです。

仕事以外でもエクセルを活用する場はたくさんあります。

例えば、家計簿や持ち物リスト(本やゲームなど、整理したいもの)に活用できますね。

様々な機能を調べて使う

そしてもう一つ大切なのが、いろいろな機能を調べながら使うことです。

機能というとたくさんありますが、まず試していただきたいものは、関数とグラフです。

こんな計算できる関数はあるのだろうか、このデータを○○のようなグラフにしたいといったことを調べて、手を動かして実行することでExcelは上達します。

調べる方法としては、本やインターネットでの検索があります。

本であれば下記で紹介している本がおすすめ。

すべて読むというよりは、わからない部分を辞書のように使うのが良いかと思います。

また、今の時代、インターネットで検索すればExcelの機能に関する大半の疑問は解決することができるはずです。

Excelの機能の中でも特に使うことが多い関数は以下の記事で紹介しています。合わせてご覧ください。

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まとめ

今回は仕事でExcelが使われる理由と上達方法を紹介しました。

Excelは使えば使うほど機能の多さに驚くアプリケーションです。

「習うより慣れろ」で、使いながら機能を覚えることが大切です。

今回は以上です。